AMADENI AI

Impuls KBB stand vor einem klassischen Problem der Sozialarbeit: Das Jugendamt bezahlt zwei Stunden für einen Entwicklungsbericht, die Sozialarbeiter brauchten aber acht Stunden. Dazu kamen zeitraubende Tagesdokumentationen, für die im Alltag zwischen Terminen kaum Zeit blieb.

Die IT-Landschaft aus MyJugendhilfe, Excel und Word machte es nicht besser – Mitarbeiter mussten zwischen den Terminen im Auto den Laptop aufklappen, sich per Hotspot verbinden und mit vielen Klicks ihrer Dokumentationspflicht nachkommen.

Lösung
In 16 Projekttagen entwickelte Amadeni Pulsi AI – eine webbasierte Plattform, die Fallmanagement und Dokumentation revolutioniert. Herzstück: Sprachnotizen statt Tipparbeit und KI-gestützte, automatisierte Berichtserstellung. Die Software ersetzt MyJugendhilfe komplett und integriert das HR-System Factorial für nahtlose Leistungsnachweise.

Die ganze Geschichte
In der ambulanten Jugendhilfe dreht sich alles um Menschen. Sozialarbeiter begleiten Jugendliche durch schwierige Lebensphasen, bauen Vertrauen auf, schaffen Perspektiven. Doch bei Impuls KBB, einem Sozialträger mit 60 Mitarbeitern in Nord-Brandenburg, fraß etwas anderes zunehmend Zeit und Energie: Dokumentationspflichten.

Die Rechnung ging nicht auf. Das Jugendamt bezahlt zwei Stunden für einen Entwicklungsbericht, die Sozialarbeiter brauchten aber acht. Sechs Stunden unbezahlte Arbeit pro Bericht – multipliziert mit dutzenden Fällen pro Jahr. Dazu kamen die Tagesdokumentationen: Nach jedem Termin sollten Notizen digital festgehalten werden. Die Realität sah anders aus. Mitarbeiter saßen im Auto, klappten den Laptop auf, warteten auf die Hotspot-Verbindung und die langsame Software – nur um drei Sätze zu tippen. Viele ließen es dann bleiben.

Die Folgen waren spürbar: Unvollständige Dokumentationen, Entwicklungsberichte mit kopierten Textbausteinen aus alten Berichten, manchmal sogar mit falschen Namen. Inkonsistente Qualität. Und vor allem: Frustration im Team.

Nach einem ersten Kennenlernen startete Impuls KBB mit Amadeni AI einen ungewöhnlichen Weg: In einem dreieinhalb-stündigen Kick-off-Workshop saßen Geschäftsführung, Team-Lead und ein Sozialarbeiter gemeinsam am Tisch. Amadeni AI stellte keine Lösungen vor, sondern fragte: Wie arbeitet ihr wirklich? Was nervt euch? Wo verliert ihr Zeit?

Die Vorstellung der Software löste Begeisterung im Team aus: Amadeni AI hatte nicht irgendwelche Standard-Features entwickelt, sondern präzise das umgesetzt, was im Workshop besprochen worden war. Funktionen, die zur echten Arbeitsweise passten, nicht zu einem abstrakten Idealbild.

Mitten im Projekt fiel eine mutige Entscheidung: Impuls KBB würde MyJugendhilfe, die alte Fallmanagement-Software, komplett ersetzen. Nicht ergänzen – ersetzen. Das setzte enorme Automatisierungspotenziale frei. Amadeni AI reagierte flexibel und baute Pulsi AI entsprechend aus. Nach 16 Projekttagen über sechs Monate war die Software fertig.

Pulsi AI funktioniert anders als klassische Verwaltungssoftware: Es passt sich der Arbeit der Sozialarbeiter an, nicht umgekehrt. Nach einem Termin zückt der Sozialarbeiter sein Handy, spricht 2-3 Minuten seine Notizen ein – fertig. Die KI transkribiert, strukturiert und bereitet die Inhalte auf. Am Ende eines Falls füttert das System aus all diesen Sprachnotizen automatisch einen reifen Entwurf für einen Entwicklungsbericht.

Was früher acht Stunden Arbeit bedeutete, ist jetzt in höchstens zwei Stunden erledigt. Genau die Zeit, die das Jugendamt bezahlt. Die Berichte sind vollständiger, konsistenter und entstehen ohne Frust.

Die Integration mit Factorial, dem HR-System von Impuls KBB, eliminierte eine weitere Doppelarbeit: Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten nur noch einmal ein, Pulsi AI erstellt daraus automatisch die Leistungsnachweise fürs Jugendamt. Keine parallelen Systeme mehr, keine Fehler durch manuelle Übertragung, keine verlorene Zeit.

Die Zahlen sind eindrucksvoll: Jeder der 60 Mitarbeiter spart täglich etwa 30 Minuten. Hochgerechnet sind das 600 Stunden pro Monat oder 21.000 Euro, die nicht mehr in Verwaltung fließen, sondern in echte Sozialarbeit investiert werden können. Die Projektkosten von 24.000 Euro? Nach vier Wochen amortisiert.

„Wir haben jahrelang gedacht: So läuft Software halt, da müssen wir uns anpassen“, reflektiert Geschäftsführerin Andrea Menasra. „Jetzt haben wir verstanden: Nein, die Software passt sich uns an. Wir können frei denken, wie wir am effizientesten arbeiten – und die Software macht genau das.“

Diese Erkenntnis hat bei Impuls KBB mehr verändert als nur Prozesse. Die Sozialarbeiter verbringen ihre Zeit heute dort, wo sie hingehört: Bei den Jugendlichen. Nicht vor dem Laptop. Dokumentationspflichten sind nicht verschwunden – aber sie haben aufgehört, die eigentliche Arbeit zu verdrängen.

Ausgangslage
Bei Bäcker Wiese in Eberswalde läuft vieles anders. Der Sauerteig reift 24 Stunden, ganz ohne Hefe. Das Roggenmehl kommt aus der Region. In der gläsernen Backwerkstatt können Kund:innen den Bäcker:innen direkt über die Schulter schauen. Die Stammkunden stehen schon mal bis auf die Straße Schlange. Das Handwerk stimmt. Aber im Hintergrund zwickt es.

Mit dem Erfolg der Bäckerei ist auch die IT-Landschaft Stück für Stück mitgewachsen. Organisch, pragmatisch und lösungsorientiert. In Summe war ein Flickenteppich aus über 20 Systemen entstanden – analog und digital –, die nur durch beeindruckende Routinen des Teams zusammengehalten wurden.

Lösung
Strukturierte Fragebögen, zwei intensive Workshop-Tage, eine vollständige Prozesslandkarte: Jeder Arbeitsschritt dokumentiert, jeder Medienbruch sichtbar, jeder Zeitfresser quantifiziert – inklusive Priorisierung der Maßnahmen mit dem größten Effekt.

Die ganze Geschichte
Mit dem Erfolg der Bäckerei ist auch die IT-Landschaft Stück für Stück mitgewachsen. Organisch, pragmatisch und lösungsorientiert. Für jedes neue Problem gab es eine nachvollziehbare Lösung: ein weiteres Programm, eine Tabelle, eine App.

In Summe war ein Flickenteppich aus über 20 Systemen entstanden – analog und digital –, die nur durch beeindruckende Routinen des Teams zusammengehalten wurden. Doch diese Routinen kosteten Zeit, die an anderer Stelle fehlte. Und nicht nur einmal gingen Informationen auf dem Weg durchs Flickendickicht verloren.

Die Geschäftsführung war sich über diese Probleme bewusst. Aber ihr fehlte ein klares Bild: Wo genau sind die größten Brüche? Wie viel Umsatz geht dadurch verloren? Und wo lohnt es sich, als Erstes anzusetzen?

Das zentrale Muster zog sich durch alle Bereiche – von der Backstube über den Verkauf bis ins Büro: Jedes einzelne System tat, wofür es gedacht war. Aber zwischen den Systemen klafften Lücken, die das Team täglich mit Handarbeit füllen musste.

Es wurde schnell klar: Die führende Branchensoftware hatte ihre zentrale Rolle nie wirklich eingenommen. Statt als Rückgrat zu dienen, an das sich alle anderen Prozesse andocken, blieb sie eines von vielen Werkzeugen. Die Folgen waren weitreichend: Manueller Datenaustausch an Stellen, an denen Automatisierung möglich gewesen wäre. Vorhandene Schnittstellen blieben ungenutzt.

Und überall dort, wo das Kernsystem keine Antwort bot, entstanden Workarounds – Excel-Tabellen, Apps, Zettel –, die mit der Zeit selbst zu tragenden Säulen wurden. Fragile Säulen, an denen teilweise geschäftskritisches Wissen an einzelnen Personen hing.

Vor dem Workshop schickte Amadeni AI Fragebögen an die Geschäftsführung und an das Büro. Strukturiert nach Prozessbereichen und so detailliert, dass Schwachstellen schnell sichtbar wurden. Die Antworten bildeten das Fundament für zwei intensive Workshop-Tage, in denen jeder Prozess gemeinsam durchleuchtet wurde: Wer macht was, mit welchem System, und wo geht auf dem Weg Information verloren?

Das Ergebnis war eine vollständige Prozesslandkarte: Jeder Arbeitsschritt dokumentiert, jeder Medienbruch sichtbar, jeder Zeitfresser quantifiziert. Rund 35 Stunden pro Woche vermeidbare Doppelarbeit, verteilt über alle Abteilungen. Über 40 Medienbrüche, dokumentiert und priorisiert. Über 20 Systeme, inventarisiert und bewertet. Zehn Kernprozesse, vollständig kartiert.

Entscheidend war die Priorisierung. Nicht alles muss sofort gelöst werden. Aber das Team weiß jetzt, welche Maßnahmen den größten Effekt haben. Und welche sich mit geringstem Aufwand umsetzen lassen. Manche Quick Wins, wie das Aktivieren vorhandener Schnittstellen, sind eine Sache von Tagen. Andere brauchen mehr Zeit.

Aber zum ersten Mal gibt es eine fundierte Entscheidungsgrundlage anstatt eines vagen Bauchgefühls.

https://amadeni.ai/referenzen/agriworld-farminvest

Ausgangslage
Agrarflächen in über acht Ländern. Lokale Banken, lokale Buchhaltungen, unterschiedliche Währungen. Und mittendrin: Investoren, die quartalsweise wissen wollen, wo ihr Geld steckt.

Agriworld FarmInvest hatte für all das nicht einfach „irgendeine Excel“ – sie hatten über Jahre ein durchdachtes System gebaut, das seinesgleichen sucht.

Lösung
In einer intensiven Zusammenarbeit über sechs Monate übersetzte Amadeni AI das Prozesswissen des Teams in Agri-Tools: ein webbasiertes Echtzeit-Controlling mit KI-gestützter Dokumentenerkennung, regelbasiertem Matching mit Confidence Scores, automatischer Währungsumrechnung und rollenbasiertem Investoren-Reporting.

Die ganze Geschichte
Manche Unternehmen stolpern in ihre IT-Probleme, weil sie nie richtig hingeschaut haben. Agriworld FarmInvest gehört nicht dazu. Im Gegenteil.

Was das Team über Jahre in Excel aufgebaut hat, war im Grunde eine eigene Software: ein mehrstufiges Controlling-System mit Budget, Forecast und Ist-Daten, das Investitionen über acht Länder und mehrere Währungen hinweg abbildet. Durchdacht bis ins Detail. Jede Formel saß, jede Verknüpfung hatte ihren Grund, jeder Prozessschritt war klar definiert.

Dazu kam eine organisatorische Disziplin, die beeindruckend war. Klare Zuständigkeiten, feste Abläufe, ein eingespieltes Team. Dieses System hat funktioniert. Nicht trotz Excel – sondern weil das Team Excel auf einem Niveau beherrschte, das weit über das hinausgeht, was die meisten Unternehmen je erreichen.

Das Problem war nie mangelnde Kompetenz. Das Problem war, dass Excel irgendwann nicht mehr mithalten konnte. Als das Unternehmen von drei auf elf Mitarbeitende wuchs, veränderte sich die Gleichung – die Komplexität wuchs schneller, als jede Tabelle es abbilden kann.

Rechnungen mussten vier- bis sechsmal angefasst werden – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Prozess über verschiedene Dateien, Länder und Zuständigkeiten verteilt war. Kontoauszüge aus acht Ländern brauchten manuelle Zuordnung. Währungsumrechnungen, die zu zweit noch im Kopf funktionierten, wurden bei wachsendem Volumen zur Fehlerquelle.

Und die Quartalsberichte – das Herzstück der Investorenkommunikation – wurden mit jedem neuen Land, jedem neuen Investor aufwändiger. Nicht weil der Prozess schlecht war. Sondern weil ein Prozess, der auf persönlicher Expertise und manueller Sorgfalt basiert, irgendwann an eine natürliche Grenze stößt.

„Wir haben nicht aufgehört, weil es nicht funktioniert hat. Wir haben aufgehört, weil wir gemerkt haben: Wenn wir weiter wachsen wollen, braucht unser System ein Upgrade – nicht unser Team.“ (Amelie Mrongowius)

Die Herausforderungen waren klar. Der Wunsch nach Veränderung war da. Was fehlte, war die Gewissheit, dass die eigenen Ideen auch technisch umsetzbar sind.

Der konkrete Auslöser für das Projekt war ein Gespräch mit Delia von Amadeni AI. Nach der Schilderung der bestehenden Herausforderungen signalisierte sie: Die Ideen sind realistisch und technisch machbar. Diese Zuversicht – gepaart mit einer positiven, professionellen und lösungsorientierten Herangehensweise – gab dem Team den nötigen Mut und das Vertrauen, das Projekt aktiv anzugehen.

Die naheliegende Frage: Warum nicht einfach eine bestehende Software kaufen? Die Antwort ist so einfach wie ernüchternd: Es gibt keine. Kein Buchhaltungssystem bildet diesen speziellen Workflow ab – das Zusammenspiel aus internationalem Flächeninvestment, Multi-Währungs-Controlling und Investoren-Reporting in einer Nische, für die kein Softwareanbieter eine Lösung gebaut hat.

Agriworld FarmInvest brauchte kein vollständiges Buchhaltungssystem mit Kontenrahmen. Sie brauchten ein fachliches Controlling-Tool, das die Logik ihres Excel-Systems übernimmt – aber in einer Form, die mit dem Unternehmen mitwächst, ohne dass jeder neue Mitarbeitende erst zum Excel-Experten werden muss.

Die Entscheidung fiel auf individuelle Softwareentwicklung. Nicht weil das alte System schlecht war – sondern weil das Unternehmen ihm entwachsen war.

KI-gestützte Dokumentenerkennung: Rechnungen und Kontoauszüge aus acht Ländern – in unterschiedlichen Formaten, Sprachen und Währungen – werden per Upload oder direkt über die Microsoft-Exchange-Anbindung entgegengenommen. Eine KI-basierte Erkennungslogik extrahiert Absender, Beträge und Währungen und bereitet die Daten strukturiert auf.

Regelbasiertes Matching mit Confidence Scores: Bankbewegungen werden anhand von IBAN-Vergleich, Betragsabgleich und String-Ähnlichkeit automatisch mit offenen Rechnungen gematcht. Jeder Treffer erhält einen Confidence Score – das Team sieht auf einen Blick, welche Zuordnungen sicher sind und wo eine manuelle Prüfung sinnvoll ist. Was früher vier bis sechs manuelle Arbeitsschritte pro Rechnung bedeutete, reduziert sich auf einen Bruchteil.

Dreistufiges Finanzmodell mit automatischer Abweichungsanalyse: Budget, Forecast und Ist-Daten fließen in ein durchgängiges Finanzmodell, das über alle Länder, Währungen und Investitionsobjekte hinweg konsolidiert. Kritische Abweichungen lösen automatische Warnhinweise aus.

Automatische Währungsumrechnung in Echtzeit: Acht Länder, unterschiedliche Währungen, schwankende Kurse – jede Transaktion wird automatisch umgerechnet, jede Konsolidierung berücksichtigt aktuelle Kurse.

Rollenbasierte Datensichtbarkeit & Echtzeit-Kollaboration: Jeder Investor sieht exakt die Daten, die ihn betreffen. Alle Änderungen erscheinen sofort bei allen Beteiligten – ohne Konflikte, ohne Sperren, ohne „Welche Version ist die aktuelle?“

Automatisiertes Reporting: Die akkumulierte Darstellung über alle Objekte und Firmen, der Jahresverlauf mit Währungsumrechnung, der Vergleich von Budget, Forecast und Actuals – alles wird automatisch aufbereitet. Was früher tagelange Vorbereitung bedeutete, ist jetzt ein Dashboard, das immer aktuell ist.

Ein zentrales Learning: Der tatsächliche Abstimmungsbedarf bei individueller Softwareentwicklung ist hoch. Viele Prozesse, die im Alltag selbstverständlich erscheinen, mussten gemeinsam strukturiert, hinterfragt und sauber definiert werden. Neben dem operativen Tagesgeschäft band das Projekt erhebliche zusätzliche Ressourcen im Team.

Doch genau dieser Aufwand hat sich ausgezahlt. Das Projekt hat das Team fachlich und organisatorisch weiterentwickelt. Prozesse wurden transparenter, Verantwortlichkeiten klarer und das gemeinsame Verständnis für die eigenen Abläufe deutlich geschärft. Die Zusammenarbeit hat gezeigt, wie wertvoll es ist, interne Prozesse nicht nur „funktionierend“, sondern auch skalierbar und zukunftsfähig zu denken.