Ute Bianca von der Grün
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KI-Einführung, die im Arbeitsalltag ankommt
Ich begleite Unternehmen dabei, generative KI und Agentic AI so einzuführen, dass sie tatsächlich genutzt wird und messbar wirkt. Die Technik ist dabei selten das Problem. Entscheidend ist, ob die richtigen Anwendungsfälle gewählt werden, ob Prozesse und Rollen mitwachsen und ob die Menschen verstehen, was die KI für ihre Arbeit bedeutet.
Seit 2023 liegt mein Schwerpunkt auf Microsoft 365 Copilot, generativer KI und Agentic AI. Davor habe ich über 20 Jahre Software in Organisationen eingeführt und die Prozesse dahinter optimiert: CRM, Cloud, ERP, ITSM und Microsoft 365. Seit 2010 arbeite ich in Change und User Adoption.
Meine Leistungen rund um KI & Automation
1. KI-Strategie und Use-Case-Portfolio
- Standortbestimmung zum KI-Reifegrad
- Envision- und Discovery-Workshops zur Identifikation von KI-Anwendungsfällen entlang Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse
- Strukturierte Bewertung und Priorisierung nach Nutzen, Aufwand und Risiko (Jobs-to-be-done, Personas)
- Business Cases und Umsetzungs-Roadmap
2. Agentic AI und Prozessautomatisierung
- IST/SOLL-Prozessaufnahme und Gap-Analyse in abteilungsübergreifenden Workshops
- Identifikation und Ausarbeitung automatisierbarer Prozesse gemeinsam mit Ihrem Technologie- bzw. Umsetzungspartner
- Gestaltung menschenzentrierter Automatisierung nach dem Prinzip Human in the Loop: Die KI unterstützt, die Verantwortung bleibt beim Menschen
- Klärung, wie sich Rollen, Schnittstellen und Entscheidungswege verändern, wenn KI-Agenten eigenständig Aufgaben übernehmen
3. Adoption und Change Management für Microsoft 365 Copilot
- Adoption-Strategie nach Microsoft Adoption Framework und Prosci® ADKAR
- Rollenbezogene Lernpfade, Champion-Modelle und Copilot-Communities (Prompt Sharing, Golden Nuggets)
- Kommunikations- und Trainingskonzepte für sehr unterschiedliche Zielgruppen
- Adoption-KPIs und nutzungsbasierte Lizenzsteuerung: Lizenzen dorthin, wo sie Wirkung zeigen
4. KI-Kompetenz und Enablement
- Aufbau von KI-Kompetenz bei Mitarbeitenden und Führungskräften, auch zur Erfüllung der KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 EU AI Act
- Multiplikatoren je Fachbereich, die KI-gestützte Arbeitsweisen in den Alltag tragen
- Begleitung von Führungskräften: Führen, wenn KI Aufgaben, Rollen und Entscheidungen verändert
5. KI-Governance und sichere Rahmenbedingungen
- Frühe Einbindung von Betriebsrat, Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance
- Verständliche KI-Guidelines und Nutzungsregeln
- Einordnung nach EU AI Act (zertifiziert)
Ergebnisse aus der Praxis
Microsoft 365 Copilot bei SoftwareONE:
Als Copilot Champion & Change Lead DACH habe ich die Skalierung von einem PoC mit 30 Lizenzen auf mehrere tausend Nutzer innerhalb weniger Monate begleitet. Die Copilot-Community wuchs von 30 auf mehrere tausend Mitglieder und besteht als Organisationsstruktur weiter.
Über 20 Envision- und Discovery-Workshop-Serien bei Kunden,
10 bis 15 parallele Copilot-Erstprojekte, priorisierte Use-Case-Portfolios und Roadmaps für über 20 Unternehmen.
Globale ACM Copilot Services:
Mitentwicklung des standardisierten Service-Portfolios für Copilot-Adoption bei SoftwareONE, weltweit ausgerollt.
Agentic AI im Mittelstand (laufend):
Leitung des Change Managements bei der Einführung menschenzentrierter Automatisierung, von Teamentwicklungs-Workshops bis zu KI-gestützten Prozessen im Regelbetrieb.
So arbeite ich
- Verstehen: Ziele, Prozesse, Betroffene und Reifegrad klären
- Priorisieren: Anwendungsfälle mit echtem Nutzen auswählen, Business Case und Roadmap
- Befähigen: Rahmenbedingungen schaffen, Kompetenzen aufbauen, Champions gewinnen
- Verankern: KI-gestützte Prozesse in den Regelbetrieb überführen und Wirkung messen
Dabei arbeite ich gern visuell: Als Visual Facilitator mache ich komplexe KI-Vorhaben in Strategiebildern und Prozesslandkarten für alle Beteiligten greifbar.
Für wen
Konzerne, Mittelstand, KMU und öffentliche Auftraggeber, die KI nicht nur testen, sondern wirksam einführen wollen.
Besonderheit für KMU: Als autorisierter INQA-Coach (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) kann ich Veränderungsvorhaben im Zuge des digitalen Wandels, also auch KI-Einführungen, über das geförderte INQA-Coaching begleiten. Damit erhalten Sie Zugang zu öffentlichen Fördermitteln.
Qualifikationen
- Master Change Management (EQR 7)
- EU AI Act (zertifiziert)
- Microsoft Service Adoption Specialist
- Prosci® Certified Change Practitioner, Agile Change Coach (APMG)
- Systemische Organisationsentwicklung (Trigon I & II), Systemischer Business Coach
- INQA-Coach, Unternehmensführung & Leadership 4.0
- Resilienz- & Adaptability Coach
- OKR Practitioner
- Prof. Scrum Master PSMI – Scrum.org
Sprachen:
Deutsch (Muttersprache), Englisch (verhandlungssicher), Spanisch (Basis)
Arbeitsweise: Remote sowie vor Ort in München und Umgebung, DACH-weit
Picture4Change · Ute Bianca von der Grün
Erstgespräch buchen: www.zeeg.me/utevondergruen
LinkedIn: www.linkedin.com/in/utevondergruen
Portfolio
Fachlicher Hintergrund
Focus: success-factor model of change – leadership, vision, communication & resistance, participation, integration, re-education, project organisation, consulting, evolution
business administration, banking, economics, law
Praxiserfahrung
Verantwortung für das Change-Management im AI- und GenAI-Programm des Unternehmens, Integration von Change- und Adoptionsmaßnahmen in die KI-Initiative von der Use-Case-Aufnahme bis zur Umsetzung
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Eigenverantwortliche Leitung des Change-Managements im KI-Vorhaben, Ansprechpartnerin der Geschäftsführung für Change und Adoption
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Identifikation und Evaluierung automatisierbarer Prozesse, aktive Prozessaufnahme gemeinsam mit dem KI-Spezialisten des Umsetzungspartners
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Standortbestimmung der Organisation (Reifegrad, Wirkung, Umfeld) als Grundlage für Einführung und Skalierung von KI-Fähigkeiten, IST/SOLL-Prozessaufnahme und Gap-Analyse
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Einbindung und Analyse der Stakeholder (Geschäftsführung, Innendienst, Außendienst, Lager, Service), Bewertung von Akzeptanzrisiken und Veränderungsbereitschaft
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Workshops zur Identifikation, strukturierten Bewertung und Priorisierung von KI-Anwendungsfällen und KI-gestützten Prozessen entlang bestehender Geschäftsprozesse in abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen
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Potenzialanalyse mit der Geschäftsführung: Bewertung der Anwendungsfälle nach Nutzen, Kosten und Risiken, darauf aufbauend Priorisierung
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Ausarbeitung der priorisierten automatisierungsfähigen Prozesse gemeinsam mit dem Umsetzungspartner
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Erarbeitung von Business Cases und Umsetzungs-Roadmaps, Koordination des Umsetzungspartners für die Agentic-AI-Lösungen
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Nachhaltige Verankerung vermittelter AI-Kompetenzen in bestehenden Arbeitsabläufen: Qualifizierung der Mitarbeitenden, Aufbau von Multiplikatoren je Fachbereich, Überführung der KI-gestützten Prozesse in den Regelbetrieb
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Definition von Kennzahlen zur Messung von Nutzung und Adoption der neuen Prozesse, Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
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Rollenklärung, Teambuilding und Führungskräftecoaching zur Förderung von Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft
Verantwortung für Change-Management und Adoption im GenAI-Programm von SoftwareONE: interner Copilot-PoC mit 30 Lizenzen ab 11/2023, Skalierung innerhalb weniger Monate auf mehrere tausend Nutzer
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Reifegrad-, Wirkungs- und Umfeldanalyse zu den Voraussetzungen für Einführung, Skalierung und nachhaltige Verankerung von AI-/GenAI-Fähigkeiten und neuen Arbeitsweisen
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Stakeholderanalysen und Persona-Definition (u. a. Projektleitung, Account Management Vertrieb), Bewertung von Akzeptanzrisiken, Veränderungsbereitschaft und Auswirkungen auf Rollenmodelle
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Jobs-to-be-done-Workshops je Persona in interdisziplinären Arbeitsgruppen zur Identifikation, strukturierten Bewertung und Priorisierung von KI-Anwendungsfällen entlang bestehender Arbeitsabläufe
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Organisationsweite Change- und Adoption-Strategie mit zielgruppenspezifischer Kommunikation, Trainings, Events und rollenbezogenen Lernpfaden, Qualifizierung der Mitarbeitenden
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Aufbau und Moderation der Copilot-Community in Viva Engage und MS Teams als Multiplikatorenmodell und Community-Struktur: regelmäßige Sessions mit Golden Nuggets, Prompt Sharing und Erfahrungsaustausch, Wachstum von 30 auf mehrere tausend Mitglieder
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Nachhaltige Verankerung vermittelter AI-Kompetenzen in bestehenden Arbeitsabläufen über Einsatzszenarien je Persona und Community-Formate
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KPI-basierte Messverfahren zur Messung von Nutzung, Adoption, Verhaltensänderung und Kompetenzaufbau mit Erfolgskennzahlen und Wirkungsindikatoren: Nutzungs- und Utilization-Daten aus Microsoft 365 Admin Center und Power BI, Surveys, Rückmeldungen über People Coaches und Teamleitungen, In-App-Analysen, Verknüpfung des Nutzungsverhaltens mit Trainings und Kommunikationskampagnen
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Nutzenargumentation und Berechnung als Entscheidungsvorlage für das Management zur Skalierung, Governance-Kommunikation zu Nutzen, regelkonformer Nutzung und ethischen Rahmenbedingungen von generativer KI
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Vorgehensmodell zur Etablierung produktivitätssteigernder AI-/GenAI-Arbeitsweisen sowie Produktivitäts- und Agentenassistenz mit Copilot
Leitung von über 20 Copilot Envision- und Discovery-Workshop-Serien bei Kunden als Einstieg in GenAI-Vorhaben, 10 bis 15 parallele Copilot-Erstprojekte
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Reifegrad- und Stakeholderanalysen je Kunde: IST/SOLL, Zielbild, organisatorische Rahmenbedingungen und Rollenmodelle
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Identifikation, strukturierte Bewertung und Priorisierung von KI-Anwendungsfällen entlang bestehender Geschäftsprozesse in interdisziplinären Arbeitsgruppen, Erarbeitung von Business Cases und Umsetzungs-Roadmaps
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Konzeption von Change- und Adoption-Strategien mit zielgruppenspezifischer Kommunikation, Lernpfaden, Multiplikatorenmodellen (Copilot Champions) und Community-Strukturen
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Entwicklung von Vorgehensmodellen zur Etablierung von Produktivitäts- und Agentenassistenz mit Copilot, Integration von Change- und Adoptionsmaßnahmen in die GenAI-Initiativen der Kunden
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Mitentwicklung der globalen ACM Copilot Services: Vorgehensweisen, Prozesse und Vorlagen nach Microsoft-Vorgaben, prüffähige Dokumentation als Grundlage für das Refunding durch Microsoft
Ute Bianca von der Grün · ute@von-der-gruen.eu · +49 179 7388088 · linkedin.com/in/utevondergruen 7
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KPI-basierte Messverfahren für Nutzung und Adoption mit Erfolgskennzahlen, Wirkungsindikatoren und Bewertungslogiken je Kunde
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Onboarding, Mentoring und Training neuer ACM-Beratenden, Wissenstransfer in das globale ACM-Team
